Lo so, vedere quella notifica rossa sulla tua casella email è davvero una goduria, non è forse così?

Ma è ancora di più una goduria quando non solo vedi quella notifica, ma clicchi sopra per scoprire il messaggio “della svolta”.

Svoltare… è la parola esatta! 

Alla vista o all’udito di una notifica, speriamo nel profondo che quello sia il messaggio che ci farà svoltare (il business, le finanze, i rapporti ecc.).

Ma che ci aspettiamo di trovare?

Un’email che ci dica: “Simone, ti sono piovuti dal cielo 1 milione di euro”, “Sotto casa tua è parcheggiata una Ferrari tutta per te”.

Sembra surreale questo ragionamento, mi rendo conto.

Razionalmente è così.

Razionalmente non penseresti mai queste cose.

Eppure l’ansia di scoprire il contenuto dell’email o di quel messaggio, provoca lo stesso senso di eccitazione ed euforia nella tua testa.

Non ti dai pace finché non ci hai cliccato sopra.

Aprire quella dannata email diventa urgente, importante, una vera e propria esigenza.

Vedi… l’email è uno strumento straordinario per fare business.

E’ facile da usare, è molto “intimo”, ti permette di fare tantissime cose.

Nonostante tutto questo, devi stare attento a non farlo diventare uno strumento di distrazione (anzi distruzione).

Oggi tra messaggi, pubblicità, richieste di collaborazioni, sondaggi, rischi di passare l’80% della giornata a non fare nulla di produttivo per te e per il tuo business.

Ora dimmi la verità…

Anche tu controlli le tue email ogni 5 minuti?

Non sai come gestirle?

Hai una mole enorme di email arretrate da leggere?

A quante email dovevi rispondere e non l’hai fatto?

Se hai anche solo uno di questi problemi, allora questi consigli che vedrai qui di seguito fanno al caso tuo…

4 Consigli per Gestire le Tue Email

1) Crea delle Routine giornaliere

La prima cosa che devi capire per essere più efficace è in che momenti della giornata guardi le tue email, per quanto tempo e a che scopo.

Prova a rispondere a queste domande:

• Qual è il primo momento della giornata in cui guardo le email?
• Quanto tempo dedico a farlo?
• Che risultato spero di ottenere?

Perchè ti ho chiesto di rispondere a queste 3 domande?

Semplicemente per aiutarti a comprendere se ti approcci all’email per scopi professionali o solo per “curiosare”.

Mi spiego meglio.

Tutto ciò che fai ad un livello professionale, esige che tu metta sul tavolo un risultato definito, concreto, netto, tangibile.

Per poter avere un risultato, devi necessariamente essere produttivo.

Quindi succede che ti darai una disciplina, risponderai alle email prioritarie, dedicherai più tempo alle risposte che ti portano un vantaggio nella tua attività.

Viceversa se sei affetto dalla sindrome del “curiosone” molto probabilmente non stai portando a casa un risultato.

Questo perchè?

Perchè ogni 5 minuti guardi compulsivamente la tua casella. Per te tutte le email hanno la stessa importanza.

Ti dimentichi di rispondere ad alcune persone ecc.

Il modo più semplice per sconfiggere la sindrome del “curiosone” è creare delle routine.

Come si creano delle routine?

Anche qui, molto semplicemente, rispondendo alle 3 domande che ti ho fatto sopra, stavolta però girandole nel senso positivo:

• Quale momento della giornata voglio dedicare alle email?
• Quanto tempo voglio dedicare?
• Quali sono i risultati che voglio raggiungere?

Crea una routine e rispettala.

2) Focalizzati sul 20% che conta

Dare alle cose tutte la stessa importanza, è la via diretta verso la confusione e l’approssimazione.

Fare le cose in maniera professionale invece, significa concentrarci solo su ciò che produce un risultato significativo.

Questo vuol dire che quando vedi nella tua casella un elenco interminabile di email, non inizierai di certo ad aprirle una per volta, ma dovrai concentrarti solo su quelle davvero importanti (più avanti ti descrivo un sistema semplicissimo per tenere traccia anche delle cose meno importanti).

Quindi la cosa che dovrai fare è domandarti: “Tra tutte queste, quali sono il 20% delle email che sono davvero importanti per me?”

Te lo ricordo ancora fino alla nausea.

Importante = che produce un risultato significativo.

E quali sono questo 20%?

Beh sono email come richieste di collaborazioni, interviste, clienti privati importanti, testimonial ecc.

3) Crea delle cartelle

Le cartelle servono a catalogare le email in base ad un ordine che tu decidi.

Non c’è un ordine giusto o sbagliato oggettivamente.

C’è solo un TUO ordine.

Io ad esempio ho delle cartelle catalogate in questo modo:

• una cartella RISPOSTA: qui inserisco tutte le persone che mi scrivono e a cui devo rispondere. Le risposte sono tipicamente un grazie, oppure dei suggerimenti, chiarimenti ecc.
• una cartella ARCHIVIO: qui conservo tutte le email che non sono importanti al momento, ma voglio analizzare meglio in seguito.
• una cartella MATERIALE: in questa cartella puoi inserire la documentazione relativa alla tua attività. Potresti conservare fatture relative all’acquisto di prodotti o servizi inerenti al tuo business ad esempio. O come faccio io, comunicazioni importanti con le aziende.

4) Crea più account per scopi diversi

Uno degli errori più grandi che vedo fare a molte persone è il fatto di avere una sola email.

Quella email la usano per tutto.

Per lavoro, per iscriversi a mailing list, per scopi personali ecc.

Ma anche no!

Ovviamente non ti sto suggerendo di creartene 1000, ma 3 è davvero il minimo.

Perchè ti suggerisco proprio 3?

In primo luogo per non creare confusione. Non puoi ricevere materiale lavorativo e, allo stesso tempo, la pubblicità della crema per i calli a cui si era iscritta tua zia, non ti pare?

E poi perchè ognuna deve avere un obiettivo specifico.

La prima è l’email ufficiale del tuo BUSINESS: con questa fai tutto ciò che è connesso alla tua attività. Invii newsletter, bonus, rispondi ai tuoi clienti, alle richieste di intervista ecc..

La seconda è l’email “SPIA”: se lavori nel web, molto probabilmente, hai l’esigenza di dover “spiare” i tuoi concorrenti. Vuoi studiare la loro comunicazione, il loro funnel, la loro frequenza di invio. Insomma, vuoi spiarli (non conosco una parola che renda meglio l’idea.

La terza email è quella PERSONALE: questa è l’email con cui ti puoi sbizzarrire. Comunichi con la tua famiglia, con i tuoi amici, con la tua amante (no, non si fa), ma anche fai acquisti online personali ecc. Diciamo che questa è l’email “svago”.

Quindi: mai avere un’email. Minimo 3.

Ok. Ora come fare ad essere concretamente più produttivo nella gestione delle tue email?

Te lo svelo subito…

Il Sistema in 3 Mosse Che Ti aiuterà a Duplicare la Tua Produttività con le Email

Ora è arrivato il momento di decidere. Prima era solo teoria, adesso è azione.

Sei pronto?

Ok…

1) Crea la Tua Routine

Dai una risposta definitiva a queste 3 domande.

• Quale momento della giornata voglio dedicare alle email?
• Quanto tempo voglio dedicare?
• Quali sono i risultati che voglio raggiungere?

2) Valuta

Il secondo passo è la parte centrale del sistema. L’immagine qui di seguito ti fa capire come funziona:

Non spaventarti. Te la spiego subito...ogni volta che vedi un email nella tua casella, devi chiederti: “Questa email, rientra nel 20% di quelle cose che mi faranno ottenere l’80% dei risultati nel mio business?”

A questo punto ci sono tre scenari: No, Forse, Si.

NO → in questo caso cestini l’email

FORSE → per “forse” s’intende quando non riesci a valutare immediatamente se è qualcosa di importante.

In questo caso prenditi massimo 30 secondi per capire cosa fare con quella email.

Le possibilità sono due:

• se è un’email inutile, la cestini.
• Viceversa, se credi possa servirti a qualcosa, puoi decidere di:
• definire la data di quando analizzerai il contenuto nello specifico, segnandolo sul calendario
• conservarla: in questo caso la metterai in una delle cartelle che hai creato appositamente
• leggerla subito

SI → Una volta che hai individuato un’email importante, che rientra in quel 20%, devi capire una cosa fondamentale: se c’è (o meno) un’azione da fare e il grado di importanza della stessa.

Se non c’è un’azione da fare, chiediti se l’email è ancora importante per te o no.

• se è importante leggila
• se non è importante mettila in una cartella per dargli un’occhiata in futuro

Se c’è un’azione da fare, devi chiederti: “Posso farla in 2 minuti massimo?”

Se è così falla pure, avrai completato un task. Viceversa se richiede più tempo, mettila in una to-do-list.

3) Stabilisci quanto tempo dedicherai a rispondere alle email che hai inserito nella to-do-list, e in che momento lo farai.

Ti ricordi quando prima avevi il compito di inserire le email a cui non puoi rispondere in 2 minuti, in una to-do-list?

Bene…ora è arrivato il momento di tirare fuori quella to-do-list e di fianco ad ogni email scrivere:

• tempo stimato per rispondere all’email
• in che momento della giornata voglio farlo

Probabilmente l’hai intuito già.

Ma il “fare tanto per fare” soprattutto nelle email può davvero causarti una marea di tempo perso.

L’essere umano è curioso per natura e, mai come oggi con il web, ci sono distrazioni che potrebbero costarti caro se non impari a gestirle.

L’email è una di queste: “disciplinarti” con il semplice metodo in 3 step che hai visto poco fa, ti aiuterà a distinguere le email importanti da quelle che non lo sono.

E’ un vero e proprio sistema da utilizzare sempre e costantemente.

Forse starai pensando: “Si vabbè, ma io non ricevo 1000 email al giorno. Questo è un sistema per chi è inondato di messaggi”.

La risposta è NI.

Nel senso che è verissimo il fatto che è un sistema ottimale per chi riceve molte email.

Ma dall’altra parte è fantastico anche per chi ne riceve poche.

Perchè?

Perchè ti aiuta a crearti un’abitudine sana per quando le tue email in entrata aumenteranno.

La produttività è un argomento a mio avviso fondamentale per chiunque, a maggior ragione per chi lavora con il web.

Sara Iannone